Migrering uten migrene

I 2010 skal mange IT-avdelinger innføre både Windows 7 og virtuelle arbeidsflater. På kort sikt kan de vente seg mange misfornøyde brukere.

Av Ole Kristian Sivertsen, Nordensjef RES Software

Windows 7 er på vei inn, og virtuelle arbeidsflater er spådd som den neste revolusjonen. IDC hevder at mer enn halvparten av alle forretningsbrukere vil gå over til W7 innen utgangen av året. I følge Gartner kan man nesten halvere kostnadene rundt drift av desktops/laptops om klientløsningene er riktig administrert. Når man også vet at en tredjedel av IT-budsjettet går til administrasjon av klienter og arbeidsflater bør dette stå øverst på prioriteringslisten for mange.

Analytikerne hevder at den beste måten å begrense kostnadene er ved å standardisere og ”låse ned” maskinen - lage samme oppsett og felles profiler for alle. Gartner hevder at nedlåsing nesten vil halvere TCO for klientmiljøet, men man må samtidig vurdere hvilken effekt dette har for de ansattes produktivitet og trivsel. Nedlåsinger kan være vanskelig å gjennomføre fordi ansatte vil motsette seg slike restriksjoner og begrensninger, spesielt i en tid hvor samhandling og web 2.0 baserte verktøy er en forutsetning.

Ved migreringer er det viktig for brukerne å beholde sine egne oppsett og tilpasninger. Dette er slik brukeren over tid har gjort skrivebordsmiljøet sitt optimalt og produktivt. Eksempler er oppsett av startmeny, ikoner, skrivere, e-post oppsett og signaturer, data og filer, tilpasning av applikasjoner, nettlesere med favoritter, snarveier m.m. Løsninger for å løse dette omtales som administrasjon av brukerarbeidsflater eller ”User Workspace Management”. Løsningene fungerer ved å separere brukernes skrivebordsflate fra det underliggende operativsystemet. Overgang mellom ulike operativsystem eller lokale og virtuelle skrivebord, gjøres dermed uten at brukerens arbeidsflate påvirkes. Resultatet er en sømløs overgang hvor brukerne beholder en konsistent, personlig og tilpasset arbeidsflate. Dette gir produktivitet fra første dag, og redusert behov for opplæring. IT- avdeling og brukerstøtte får en vesentlig reduksjon i arbeidsbelastning. Fordi skrivebordsflaten blir separert fra OS kan maskinen låses fullstendig ned, samtidig som brukerne beholder personlige innstillinger.

Hvordan velge riktig?

Alle endringer i klientmiljøet oppleves ofte mer komplisert enn de behøver å være, nettopp fordi det i stor grad berører brukerne. I slike prosjekter må man planlegge godt, ha de riktige hodene på plass, og ikke minst verktøyene som gjør prosessen så smertefri som mulig - ”riktig verktøy er halve jobben” og ved å automatisere og innføre sømløse prosesser kan man komme enda lengre. Hele jobben med brukerprofiler, innstillinger og brukernes skrivebordsflater kan automatiseres. Tidsbesparelsen er betydelig og IT-avdelingen kan fokusere på nye prosjekter, ikke fortidens utfordringer.

Når man skal endre regime er det flere faktorer å forholde seg til. Noen av disse er å kjenne det faktiske innholdet i klientmiljøet, og hvordan bruksmønsteret i organisasjonen er, slik at man kan bygge de beste arbeidsflatene uavhengig av plattform. Løsningen bør også isoleres fra OSet slik at man kan fokusere på hva man behøver, fremfor hva systemene tillater. Videre bør man ha en dynamisk sikkerhetstilnærming for å skreddersy retningslinjer basert på hvor brukeren er, hvem han/hun er, hvilken avdeling de jobber i, og til og med hvilken tid på døgnet det er. I tillegg bør løsningen administreres sentralt. Dette gir raske og kostnadseffektive endringer uten at brukeren påvirkes.

Når den nye løsningen skal implementeres er følgende faktorer viktige:

· Nåtidsinformasjon: Ved å ha nåtidsinformasjon om hvordan hver bruker har konfigurert, bygget opp og tilpasset sin skrivebordsflate er man sikker på at kart og terreng stemmer overens. Man unngår at viktige elementer mangler etter ny løsning er tatt i bruk. Det gjelder informasjon om; 1) innhold (applikasjoner, skrivere, data samt innstillinger og konfigurasjoner gjort i skrivebordsmiljøet), 2) sikkerhetskonfigurasjon, regler og policies, og 3) bruksmønster og sammenhengen som brukeren er i (lokasjon, klient, rolle/id, tid m.m.). Når man kun legger nytt design for ny løsning uten å vite hvordan det faktisk ser ut i virkeligheten risikerer brukere å miste mye i overgangen. Dette gir lavere produktivitet og økt belastning på helpdesk

· Riktig hastighet: Det nytter lite å spurte om man løper i feil retning. Utrullinger som går for raskt og ikke er gjennomtestet kan gi hodebry. En gradvis tilnærming er ofte å foretrekke. Om man har informasjon om hvordan maskinene brukes kan man teste hvordan endringene påvirker, før utrulling. Dette gir svar på hva som er lett og raskt, og hva som krever mer tid, innsats og kløkt

· Forutse resultatet: Når skrivebordsflaten separeres fra OSet kan IT-avdelingen gjøre endringer uten at brukerne påvirkes. Dette gjør også at man kan sikre at de rette applikasjoner, profiler og data er automatisk tilgjengelig for brukeren uansett sted, tid eller maskinvare

2010 blir et år preget av store endringer for både IT og sluttbrukere som vil gi helt nye utfordringer og muligheter. Utfordringen er å gjøre prosessen så enkel og gunstig som mulig for begge. Til det behøver man intelligente løsninger for automatisert brukeradministrasjon.