Wednesday, September 29, 2010

Migration Stress Stretches Beyond the Walls of IT

On my way home from a recent business trip, I made a stop for a coffee. As I sat down a businessman at the next table caught my attention. His entire body language was screaming in frustration, and he appeared to be very close to pouring his entire freshly brewed, steaming hot Grande Triple Shot Cappuccino over his laptop.

Just a few days ago his laptop was upgraded to the new Windows 7 OS. He really liked the look and feel of this new operating system. His laptop was faster and there was a lot of new great stuff in there. Unfortunately, his tools and applications were not really working anymore.

He told me that his day had turned into a complete disaster. It all started just before lunch when a colleague called to check if he was ready for their joint meeting with a new prospect. He had totally forgotten about the appointment, and this had never happened before. He would always get a reminder on both his computer and cell phone 1 hour and 45 minutes prior to any bookings put into his calendar. Because of his busy workdays he was totally dependent on these alerts, and one of the IT guys had once showed him how to personalize his Outlook application to always generate these default reminders at exactly 1.75 hours prior to the event. But after he got Win7 on his computer, none of his new appointments worked this way anymore.

This was only the beginning of his nightmarish day. Already late, he rushed to his cubicle, logged onto his laptop and pulled up the business proposal for the new prospect. There were a few lines to be completed, and as he was typing in Word the system was constantly changing many of his words as he was writing. This had happened before a long time ago, but he had figured out that he needed to personalize and tune the “Auto Correct” and dictionary and spelling configurations.

He had made many of these changes over time so that he could work faster, and now even this seemed to be screwed up. Running the spell check after his updates, all of the technical terms and words that he had previously added to his personal custom dictionary were also lost, and he had to manually run them. Now he was really running late.

He clicked the print icon, tossed his laptop into his bag and ran past the printer on his way out. But the document was not there. Stressed and frustrated, he fired up his laptop again, logged on, opened the document and this time clicked through the menu of file, print and then started searching for his printer in a jungle of all kinds of strange descriptions. Which one was it???

Fortunately he noticed a tag on the printer “NY_Sales_PRT064032”, and after a few minutes found that a print driver with the same name still existed on his laptop even after the new Windows 7 installation. A little relieved but still stressed, he selected the printer, printed and grabbed the documents before rushing out the door.

His colleague was all ready with the car outside, and they took off at light speed to make this important appointment. With the business proposal in his hands he started flipping through the pages and realized that something had gone terribly wrong.

The whole document was printed on poor quality paper, and the company’s logo and headers weren’t on the pages. How could this have happened???

When printing these kind of documents to that specific printer, it had always selected the tray with really nice, high-quality paper with the company header and logo.

So there he was. Late. Uncertain about the quality of his proposal. Unhappy with its sloppy appearance.  He was feeling the heat—bad— and the last thing his proposal needed was sweat spots.

Needless to say, he told me that the day did not turn out very well. Less than an hour after that meeting the company’s VP of Sales instructed him to get on a plane and head to HQ the very next day. And here he was…

The change to Windows 7 can be a great upgrade for your business and users. There are many advantages and enhancements. Making sure that users get all of their data and applications back after the migration is a very good start. However, remember that every user has customized and personalized most of their applications over time. They customize their calendar, their notes, the way their Office applications work, printers, web browser and more. Most of these individual customizations are done to be more productive and efficient.

If you are planning to implement Windows 7, you must consider how it will impact your users. By separating all of the user settings, customizations and personalization from the applications and the operating system, you can easily make the move to Windows 7 and let users keep their own personal workspace at the same time!

How will the transition to Windows 7 impact End-User Productivity and Helpdesk Workload in your organization?


Read also: Emerging Technology - Dynamic, User-Centric & Context-Aware Desktops 

Overgangen til Windows 7 gjennom en brukers øyne!

Jeg var nylig på forretningsreise, og på vei hjem stoppet jeg for å ta en kaffe. En opprørt kar på nabobordet fanget umiddelbart oppmerksomheten. Frustrasjonen lyste, og han syntes nær ved å helle kaffekoppen over PC-en. For få dager siden hadde han fått oppgradert PC-en til Windows 7 (W7). Han likte utseendet og opplevelsen, PC-en var raskere, og hadde flere nye flotte funksjoner. Men dessverre fungerte ikke alt som før.



Han fortalte at gårsdagen ble en katastrofe. Det startet før lunsj da en kollega ringte og påminnet om et viktig møte med en potensiell kunde. Han hadde helt glemt avtalen - og det hadde aldri skjedd før. Han fikk alltid påminnelser fra både PC og mobiltelefon 1 time og 45 minutter før kalenderavtalene, noe han var helt avhengig av i en travel hverdag. En gang hadde en IT-kollega vist hvordan man tilpasser Outlook, og de hadde lagret disse standard påminnelsene. Etter W7 ble installert fungerte ikke dette lenger.



Allerede sent ute løp han til kontoret, logget på PC-en og åpnet kundens tilbudsdokument. Det manglet bare noen få linjer. Han begynte redigeringen, men oppdaget at Word stadig forandret mange av ordene automatisk mens han skrev. Dette hadde skjedd en gang for lenge siden, men løste seg ved å tilpasse stavekontroll og autokorrektur funksjonen – ett eller annet sted.

Over tid hadde han gjort mange slike tilpassinger og endringer. Det gjorde hverdagen enklere og han ble mer effektiv. Nå var alt borte. Til slutt valgte han stavekontroll. Men nå var alle tekniske begrep og ord, som han selv hadde lagt til i ordlisten også vekk. Det var ikke tid til å gjennomgå alt dette manuelt, for nå var han virkelig sent ute.

Han klikket på utskrift, slengte PC-en i sekken og løp forbi skriveren på vei ut. Men hvor var utskriften? Stresset og frustrert startet han PC-en igjen, logget på og åpnet dokumentet. Denne gangen gikk han via menyene fil og skriv ut for å velge skriver manuelt. Nå måtte han søke etter skriveren i en jungel av alle slags betegnelser. Heldigvis oppdaget han en merkelapp på skriveren; "Salg_PRT064032". Etter noen minutter fant han en skriver med samme navn. Lettet, men fortsatt stresset valgte han utskrift, grep dokumentene og spurtet ut døren.



Kollegaen ventet utenfor, og bilen var i bevegelse før han hadde lukket døren. Det var en viktig avtale og mye stod på spill. Tilbudsdokumentet var fremdeles varmt fra skriveren. Han kikket gjennom sidene, og skjønte at noe hadde gått fryktelig galt. Alle sidene var av svært dårlig kvalitet. Papirene var matte, og bedriftens tillitsvekkende logo og sirlige brevhoder manglet. Hvordan kunne dette skje? For tilbudsdokumenter hadde alltid utskriften kommet fra papirskuffen med riktig papir. De var svært nøye med dette og benyttet alltid papir med glans, høy kvalitet og innpreget logo for viktige tilbud.

Så her satt han men bilen suste avsted. Stresset, forsinket og usikker på både innhold og kvalitet i tilbudet som skulle presenteres. Han ble uvel, varm – og det siste tilbudet trengte var svettemerker. Som vi skjønner gikk ikke dagen særlig bra. En snau time etter kundemøtet ringte salgsdirektøren. Han ble beordret om å ta første fly og møte på hovedkontoret neste dag. Og her var han nå...


W7 kan være en stor overgang for brukerne. Operativsystemet har mange fordeler og forbedringer, men det finnes fallgruver. At brukerne får sine data og programmer tilbake etter migrering er en god start. Men dersom brukerens individuelle tilpassinger, preferanser og konfigurasjoner utelates – kan overgangen bli som i denne historien.

En PC blir personlig over tid. De aller fleste tilpasser sin kalender, sine notater, diverse innstillinger i programvare som MS Office, økonomisystemer, Web-lesere, selve skrivebordet, skrivere osv. I tillegg til at det forenkler hverdagen blir brukerne mer produktive. Det er også en viktig trivselsfaktor.

Når du planlegger innføring av W7, må brukerperspektivet tas med. Ved å virtualisere brukernes innstillinger, tilpasninger og konfigurasjoner – separeres de fra applikasjoner og operativsystem. Dermed kan slike tilpassninger følge brukeren uavhengig av klient og OS. På denne måten blir det enkelt å innføre Windows 7 samtidig som brukerne beholder sine personlige arbeidsflater.

Hvordan vil overgang til Windows 7 påvirke produktivitet og helpdesk belastning i din virksomhet?

Monday, September 27, 2010

Emerging Technology - Dynamic, User-Centric & Context-Aware Desktops


A Dynamic Desktop is a Windows-based Workspace (physical or virtual) that is aware of the situation or context of the user at any given time and dynamically adjusts the content and appearance of the workspace accordingly. A key component to Dynamic Desktops is that they are Context-Aware.

This is one of the most important technologies for today’s desktop and client solutions (physical/local and/or virtual desktops, including Windows 7 or VDI solutions). It is a proven strategy that reduces complexity and cost - and increases overall productivity, security and job satisfaction.

Dynamic Desktops is a key factor in moving from a device-centric to a user-centric approach, and the end result will enable IT organizations to mature to the service-centric model. For delivering IT as a Service or Desktop as a Service - a dynamic infrastructure is crucial.

A Dynamic Desktop has the unique capability of presenting a personalized dynamic workspace on any Windows based client or desktop solution, the underlying operating system can be locked down and centrally managed. According to Gartner this can Cut Total Cost of Ownership for Desktops and Laptops by 42-45%.

Gartner Group have also gathered a lot of research within the area Context-Aware Computing that is relevant for this technology space.

Dynamic Desktops are implemented, delivered and managed by the technology "User Workspace Management". This concept virtualizes all of the users personal and individual preferences, settings and configurations by separating them from the applications and operating system. This allows for all these personalized settings to follow the user - regardless of client and operating system. This allows for migrations to Windows 7 or Virtual Desktops without impacting end-users and their productivity.

Other technologies that are relevant for Dynamic Desktops:
  • Workspace Virtualization
  • Persistent Personalization
  • Zero Profile Technology

Should not a technology rich Microsoft based desktop be more intelligent than your car?

- This videoblog explains the technology Dynamic Desktops and compares it to modern cars and everyday life 

VideoBlog: 

Change Ahead - What about the users?

8 out of 10 organization have decided to move to Microsoft Windows 7. Close to 50% are also looking to introduce Virtual Desktops. Many of these projects are starting alreay this autumn.

The main challenges are application compatibility, migrating user profiles and settings, concerns for loss of productivity, downtime and unhappy users.

Watch this VideoBlog on YouTube: Change Ahead - What about the users?

Saturday, September 18, 2010

Transition to Windows 7 and Adoption of VDI – Short-term technology refresh, or a strategic direction?


I've recently been on the road for a week conducting seminars together with Microsoft, as well as other partners. The theme of our road show was the transition to Windows 7 and Virtual Desktops. During the week, I had the pleasure of meeting nearly 150 skilled IT professionals from various companies and organizations.

In light of all of the pending projects for transitioning to Windows 7 and introducing VDI solutions, I’ve realized that it has become critical for IT to determine how to make these changes part of a new strategic direction for their organization, instead of viewing them as just another tactical, short-term technology refresh.

One of the challenges of Windows Desktops is that they are relatively static and require a lot of time consuming maintenance. Administration of static solutions will lead to a lot of customization and scripting along with many manual tools. This is complex, expensive to maintain, inflexible, and not very user friendly.

The solution: "Dynamic Desktops”

A Dynamic Desktop is a Windows-based workspace (physical or virtual) that is aware of the situation or context of the user at any given time and dynamically adjusts the content and appearance of the workspace accordingly.

Situational and context awareness aren’t entirely new concepts. Take the modern-day car, for instance. A car may be aware that it is raining and start the wipers at the correct speed. Some cars are aware of nearby objects when reversing and alert the driver immediately. Radio and console displays can change their level of contrast and appearance when the surroundings are dark versus light, and some cars can even dim high beams automatically when approaching other cars at night.

These features make life easier for the user, or in this case, the driver. Like today’s cars, a technology rich "Windows Desktop" or workspace can also be intelligent and dynamic.

In the office, a user needs to access a unique combination of applications, data, printers, and user settings— this is a personal workspace. When the user moves to another location and logs on, the content and appearance is delivered according to who the user is, their current role or situation, the location, what device is being used and the time of day. For this specific location, access to a local printer is automatically provided.

If a user logs on to a laptop from home, the workspace is aware of where he/she is and dynamically adapts for the home location and current time. For security reasons, access to sensitive data and applications can be blocked, but in the evening, the user may have access to services like iTunes and their music.

Dynamic Desktops ensure that wherever a user is, the right workspace is always available. The result is more simplicity and increased job satisfaction for users, as well as fewer help desk calls, higher productivity and better security for businesses.

If your organization is planning to implement Windows 7 or VDI solutions, the gains can be far greater by making the move to Dynamic Desktops beforehand (or simultaneously).

Earlier this year RES Software conducted a survey related to Windows 7 and VDI adoption and related challenges. Close to 1,000 CIOs and IT specialists participated. Among these, 8 out of 10 responded that they will implement Windows 7, and nearly half will also introduce Virtual Desktops. The biggest concerns they expressed were the migration of user profiles, loss of productivity and dissatisfied users.

The survey also shows that the vast majority expects their project to take 7-18 months to complete. Analysis, design and testing are the phases expected to consume the most time. This is also a good reason to clearly identify what an organization is looking to achieve.

A traditional project will bring the infrastructure from static Windows XP or Vista desktops to a new but still static Windows 7 desktop.

When planning to use 7-18 months to introduce a new Desktop Solution anyway, why not reap the rewards of making the new platform Dynamic?

This will also ease migration headaches, provide better quality and reduce risk for the project. It even ensures that users retain their personal settings and preferences, so they can be fully productive during and after the migration.

What I hear from many IT professionals about projects like this is that they tend to have a lack of resources, challenging milestones and deadlines – and there is always an urgency. In a busy workday, these challenges leave little time for reflection and the overall long-term goals.

Remember that speed is rarely a good tradeoff for the lack of direction. My advice is to stop and decide on a strategic direction before you jump into tactical technology moves.

An operating system itself is not a strategy, and transition to Windows 7 is only a tactical choice of a technology refresh. If the vision is to deliver more effective tools for company employees, and to improve overall productivity,  the introduction of Dynamic Desktops is a clear and sound strategy.

A Strategy for Future Ready Desktops!


Watch the VideoBlog: Transition to Windows 7 and Adoption of VDI

Overgang til Windows 7 og innføring av VDI - Kortsiktig teknologibytte eller strategisk veivalg?

video

Jeg har nylig vært på en ukes Roadshow sammen med Microsoft og andre partnere hvor tema var overgang til Windows 7 og virtuelle arbeidsflater. I løpet av denne uken hadde jeg gleden av å møte nesten 150 dyktige IT mennesker fra ulike bedrifter og organisasjoner.

I møte med alle disse oppdaget jeg det som kanskje er det aller viktigste for dagens klient og desktop løsninger – spesielt i lys av alle forestående prosjekter for overgang til Win7 og innføring av VDI løsninger.

Det jeg vil beskrive er hvordan denne overgangen kan bli et strategisk løft i stedet for å bare være et taktisk og kortsiktig teknologi bytte.

En av utfordringene med ”Windows Desktops” er at de er relativt statiske og krever mye manuelt vedlikehold. Administrasjon av statiske løsninger medfører ofte mye skreddersøm og scripting sammen med mange manuelle verktøy. Dette blir komplekst, dyrt å drifte og lite fleksibelt og brukervennlig.

Løsningen er å innføre ”Dynamiske Arbeidsflater”.

En dynamisk arbeidsflate er en Windows basert arbeidsflate 
(fysisk eller virtuell) som er oppmerksom på sammenhengen eller konteksten brukeren til enhver til er i – og i samsvar med dette dynamisk tilpasser arbeidsflatens innhold og utseende.

Det å være oppmerksom på sammenheng eller kontekst og dynamisk tilpasse seg er velkjent på mange områder. Ta bil som et eksempel; Den kan være oppmerksom på at det regner og selv starte vindusviskere. Noen er oppmerksomme på at objekter nærmer seg når en rygger og varsler umiddelbart. Display for radio og konsoll kan skifte kontrast og utseende i mørke kontra lyse. Noen biler kan til og med dimme fjernlys automatisk når en møter biler i mørket.

Slike funksjoner gjør hverdagen enklere for brukeren – en slipper lete gjennom instruksjonsboken eller ringe serviceverkstedet for å finne ut av avanserte funksjoner. Brukeren kan fokusere fullt og helt på oppgaven å kjøre bil. Resultatet blir økt kjøreglede, bedre produktivitet og høyere sikkerhet.

På samme måte som bilen, kan også en ”Windows Desktop” eller arbeidsflate gjøres intelligent og dynamisk.

På kontoret trenger brukeren en bestemt kombinasjon av applikasjoner, data, skrivere og brukerinnstillinger – dette er en personlig arbeidsflate. Når brukeren flytter seg til en annen lokasjon og logger på, presenteres arbeidsflaten i samsvar med hvem brukeren er, aktuell rolle eller situasjon, lokasjon, hvilken klient som benyttes og hva klokken er. For dette stedet kobles også automatisk de nærmeste skriverne opp.

Benyttes en laptop hjemmefra er arbeidsflaten igjen oppmerksom på hvor brukeren er - og tilpasses dynamisk for hjemmelokasjon og gjeldende tidspunkt. Av sikkerhetsgrunner er nå tilgang til sensitive data og applikasjoner blokkert – men her gis det tilgang til tjenester som iTunes og musikk.

Dynamiske arbeidsflate sørger for at den riktige arbeidsflaten alltid er tilgjengelig uansett hvor brukeren er. Resultatet blir en enklere hverdag og økt arbeidsglede, færre helpdesk henvendelser, høyere produktivitet og bedre sikkerhet.

Dersom din virksomhet planlegger overgang til Windows 7 eller innføring av VDI løsninger vil gevinstene bli langt større ved å først eller samtidig ta steget til dynamiske arbeidsflater.

RES Software gjennomførte i juli-august en nordisk spørreundersøkelse hvor nesten 1000 IT-sjefer og spesialister deltok. Blant disse har 8 av 10 besluttet å gå til Windows 7, og nær halvparten vil også innføre virtuelle arbeidsflater. De største bekymringene er migrering av brukerprofiler, tap av produktivitet og misfornøyde brukere. Dette kan man enkelt unngå ved å innføre dynamiske arbeidsflater som et ledd i prosjektet.

Undersøkelsen viser også at de aller fleste forventer å bruke fra 7-18 måneder på prosjektet. Analyse og design sammen med testing forventes å ta lengst tid. Det som er viktig å tenke på i denne sammenheng er hva en ønsker å oppnå. Et tradisjonelt prosjekt vil bringe virksomheten fra statiske Windows XP eller Vista desktops, til en ny men fremdeles statisk Windows 7 desktop. Alternativt fra en statisk lokal desktop til en ny men fremdeles statisk virtuell desktop.

Når en uansett planlegger å bruke 7-18 måneder på å innføre en ny desktop løsning, hvorfor ikke høste gevinsten av å gjøre den nye plattformen til dynamiske arbeidsflater? Dette vil samtidig forenkle prosjektet, og sørge for at brukerne beholder sine personlige innstillinger og preferanser etter overgangen.

Det jeg hører fra mange IT medarbeidere er slike prosjekter preges av ressursknapphet, milepæler, deadlines og hastverk. I en travel hverdag gir dette store utfordringer, og det blir lite tid til ettertanke og de overordnede langsiktige mål.

"Husk at høy hastighet sjelden er en god kompensasjon for mangel av retning. Mitt råd er; Stopp og velg en strategisk kurs før du kaster deg over taktiske teknologi grep."


Et operativsystem i seg selv er ingen strategi, og overgang til Windows 7 er isolert sett bare et taktisk teknologivalg. Dersom visjonen er å levere mer effektive verktøy til bedriftens ansatte er derimot innføring av dynamiske arbeidsflater en tydelig og god strategi.

En strategi for fremtidsklare arbeidsflater!